Malgré leurs nombreux avantages, les événements hybrides présentent toujours des défis uniques. Il existe plusieurs facteurs que vous devez garder à l’esprit pour vous assurer que l’expérience des participants a des séminaire et événement team building a Lyon est intéressante et mémorable. Lisez la suite.
Définissez clairement les objectifs de l’événement
La définition des objectifs de l’événement est essentielle pour une planification réussie. Réfléchissez à la raison pour laquelle vous organisez un événement hybride. C’est la clé pour vous assurer que vos plans sont conformes aux objectifs fixés tout au long du processus décisionnel. Comme chaque décision que vous prenez a un coût correspondant, définir des objectifs vous aidera également à éviter le gaspillage des ressources. Définissez des indicateurs clés de performance (ICP) tels que l’engagement des sponsors, la satisfaction des participants, les bénéfices, etc.
Par exemple, si vous organisez un événement de lancement de produit, votre objectif peut être d’encourager les participants à acheter le produit. En sachant cela, vous serez en mesure de formuler de meilleures stratégies pour mettre en avant les caractéristiques de votre produit et générer de meilleurs taux de conversion.
Vérifiez si votre contenu est attrayant
Les événements hybrides sont beaucoup plus difficiles à planifier avec succès que les événements traditionnels, car il est nécessaire de maintenir l’intérêt des participants virtuels et en personne. En particulier, de nombreuses distractions peuvent détourner l’attention des participants virtuels, comme l’envie de parcourir les médias sociaux, les distractions familiales, etc.
Pour vous assurer que votre événement atteint effectivement ses objectifs, vérifiez si votre contenu est engageant. Choisissez un sujet d’événement naturellement intéressant qui attirera le marché cible. Investissez dans des tactiques de marketing qui permettront à votre public de percevoir la valeur de votre événement.
Vous pouvez également faire appel à un orateur dynamique et compétent pour présenter le contenu, ou organiser diverses activités. Envisagez d’organiser des sondages en direct, des questions-réponses en direct ou de trouver des hashtags accrocheurs qui pourront être diffusés sur les médias sociaux. Améliorez la collaboration entre vos participants virtuels et en personne en organisant des quiz et d’autres tâches collaboratives.
Dans le même ordre d’idées, veillez à ce que votre événement hybride soit d’une durée “digeste”. L’être humain a une capacité d’attention limitée. Personne ne voudra assister à un événement de 4 ou 7 heures, alors essayez de vous en tenir à 2 ou 3 heures pour un maximum d’engagement et de participation.
Assurez-vous que les systèmes audiovisuels fonctionnent efficacement.
Les événements hybrides dépendent fortement de la technologie pour se dérouler avec succès. Pour la composante virtuelle, le choix d’une bonne plateforme de vidéoconférence n’est qu’une chose. Vous devrez engager des équipes techniques professionnelles pour l’éclairage et le son. La dernière chose que vous souhaitez est une qualité vidéo pixelisée, un écran qui traîne, des problèmes audio ou une connexion internet lente.
Sachez que l’un des avantages des événements hybrides est que vous pouvez créer des présentations audiovisuelles immersives pour captiver votre public. Profitez de cette occasion pour diffuser votre contenu de manière créative. Utilisez des animations et du contenu opportun pour enthousiasmer les participants et vous démarquer de vos concurrents. Il serait également utile d’envisager de choisir un lieu bien équipé avec des systèmes audiovisuels de pointe.
Faites en sorte que votre public se sente en sécurité
Compte tenu de la menace permanente que représente le coronavirus, la sécurité du public doit rester une priorité. Il est normal que les participants aient des doutes quant à leur participation à des événements en direct en raison de la pandémie. Pour en assurer le succès, rassurez votre public sur sa sécurité tout au long de l’exposition hybride.
Diffusez des conseils sur les protocoles de sécurité que vous prenez. Il peut s’agir de discussions sur le port d’un masque, la désinfection, la distanciation sociale, la vérification de la température sans contact, la recherche des contacts et l’expertise du personnel chargé de faire respecter ces protocoles en permanence.
Repenser le programme de l’événement
Les événements hybrides sont avantageux car ils sont flexibles et permettent de toucher un public plus large. Cependant, avec un public plus large, vous pouvez aussi finir par attirer un public mondial. Programmez l’événement de manière à tenir compte des différences de fuseaux horaires entre les participants en personne et les participants virtuels. Faites en sorte qu’il soit plus facile pour les participants de trouver, d’accéder et de participer à votre événement hybride.
Cliquer ici pour d’autres articles !!!
